MeetingReview toolkit
Het verkrijgen van reviews
MeetingReview heeft een toolkit samengesteld. Deze toolkit helpt je om reviews te vragen aan je gasten. Door toepassing van de voorgestelde middelen (o.a. e-mail en telefoon) kan je leuke reviews tegemoet zien. De toolkit bestaat uit 2 delen. Het eerste deel van de toolkit geeft praktische tips hoe en waar je om aandacht voor reviews kunt vragen. Deel 2 is een handige uitleg hoe je technisch de extra middelen implementeert. Heb je zelf nog interessante tips? We ontvangen ze graag op: support@meetingreview.com.
1 A - Persoonlijk
| Uit onderzoek blijkt dat iemand persoonlijk om een review vragen het meeste rendement oplevert. Vooral als dit aan deelnemers aan een meeting wordt gevraagd als ze nog aanwezig zijn. Je ontvangt 10 maal meer reviews van deelnemers die nog aanwezig zijn dan van deelnemers die beloven het thuis of op kantoor via internet te gaan doen.
Zorg wel dat er een computer of tablet aanwezig is waarop direct een review kan worden ingevuld. Uiteraard kunnen deelnemers ook de eigen smartphone of tablet gebruiken. Er zijn gedurende de meeting voldoende momenten (ontvangst, pauze, lunch, afscheid) om expliciet de tijd te nemen en de volgende vraag te stellen om reviews te bevorderen: “Om onze dienstverlening voortdurend te verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over ons bedrijf te delen. Omdat we transparant zijn naar onze gasten kan dat op de onafhankelijke website MeetingReview.com. Bedankt voor je medewerking!” Mochten mensen niet direct een review willen schrijven dan kan je altijd nog de visitekaartjes gebruiken met de vraag of ze thuis of op kantoor een review willen schrijven. Vraag bij het uitdelen van het MeetingReview-visitekaartje om het visitekaartje van de deelnemer. Bel deze enthousiaste deelnemers binnen een week na als er nog geen review is ontvangen met het verzoek om alsnog een review te plaatsen. Het is een kleine moeite om organisatoren aan de telefoon te vragen het boekingsproces te beoordelen als deze net heeft geboekt. Als ze ook aanwezig zijn bij een meeting dan kan je ze uiteraard ook vragen later de overige aspecten (zoals locatie, zaal en catering) te beoordelen. Bij een later telefonisch contact kan dit nog eens nagevraagd worden. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 B - In de zaal
| Omdat je graag wil weten hoe je bezoekers de zaal met bijbehorende faciliteiten hebben ervaren is het aandacht vragen voor een review in de zaal een hele goede methode.
Dit kan natuurlijk op verschillende manieren. Denk aan kaartjes op tafel, een visitekaartje in de map van iedere deelnemer, een poster aan de muur met of zonder een QR-code. Omdat de zaal een onderdeel is van je uitstraling adviseren wij je om hiervoor eigen materiaal te ontwikkelen en te gebruiken. Uiteraard kan je ook gebruikmaken van onze visitekaartjes. MeetingReview kan tevens ondersteunen bij het ontwerp van een poster inclusief QR-code voor in de zaal. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 C - Bij de koffiecorner of tijdens de lunch
| Naast de zaal is een koffiecorner, buiten de zaal, een ontmoetingsplaats voor de deelnemers. Als er een geschikte muur aanwezig is of voldoende ruimte op het dressoir dan kan door middel van een poster of tafelstandaard aandacht worden gevraagd voor het plaatsen van een review.
Ook op de lunchtafel kan een kaart worden geplaatst met het verzoek om reviews te plaatsen voor je locatie of dienst. Vaak zijn deelnemers aan een meeting op een vaste plaats in het restaurant ingedeeld zodat gericht om reviews kan worden gevraagd. Catering is een van de aspecten waarop beoordeeld kan worden. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 D - Op de balie van de receptie
| Beschik je over een receptie dan is het effectief om een kleine tafelstandaard te plaatsen met het verzoek je meetinglocatie of dienst te beoordelen.
De mogelijkheden voor een meeting worden veelal besproken bij de receptie. Bij de informatie die wordt verstrekt kan direct een visitekaartje worden geplaatst. Uiteraard met als doel een review te plaatsen en klanten en gasten te wijzen op de ervaring van anderen. Na ontvangst van het visitekaartje kan de (potentiële) klant of gast binnen een week worden nagebeld om te informeren of er nog vragen zijn en kan wederom het belang van reviews worden benadrukt. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 E - E-mail
| E-mail is een zeer krachtig communicatiemiddel. Veel reserveringen en bevestigingen gaan per email.
In een e-mail kan je direct een (hyper)link meesturen. Voor het ontvangen van reviews kan je altijd de eigen URL (=internetadres) van je locatiepagina op MeetingReview.com in de (hyper)link gebruiken. Je klanten en gasten hoeven niet te zoeken en kunnen direct een review schrijven. In het voorbeeld hieronder is een willekeurige locatie als voorbeeld gebruikt. Gebruik deze niet voor je eigen locatie. Het inzetten van e-mail voor het ontvangen van reviews: Bij de bevestiging van een reservering: Stuur bij de bevestiging van een meeting direct een verzoek aan je klanten mee om het boekingsproces te reviewen. Zie voorbeeld 1 hieronder: (1: Voorbeeld van een bevestigingsmail) Beste …, Bedankt voor de reservering! Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over het boekingsproces te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview.Bedankt voor uw medewerking! Vraag vaste klanten actief om een review te schrijven over de ervaring met je meetinglocatie (ook je klanten van vorig jaar of eerder). Zowel boekers (zie voorbeeld 2) als deelnemers (zie voorbeeld 3) van de afgelopen vier jaar tellen mee voor je reviewscore. Zie het voorbeeld hieronder: (2: voorbeeld van een e-mail aan een boeker) Beste …, Dit jaar heeft u bij ons een meeting geboekt. Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over het boekingsproces te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview. Bedankt voor uw medewerking! (3: voorbeeld van een e-mail aan een deelnemer) Beste …, Dit jaar heeft u bij ons aan een meeting deelgenomen. Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over de bijeenkomst te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview. Bedankt voor uw medewerking! Hoe je de eigen URL van je locatiepagina in een email kopieert lees je in de handleiding in deel 2.1 van deze toolkit. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 F - Maatwerklink
| MeetingReview heeft voor je gasten waarvan de voornaam, achternaam en het e-mailadres bij je bekend zijn een maatwerk internetadres gemaakt.
Met de link kan je gast direct een review schrijven. De voornaam, de achternaam en het e-mailadres zijn op het registratieformulier vooraf ingevuld. Ook het geslacht en de bedrijfsnaam kunnen we vooraf invullen. Je klant hoeft alleen nog een gebruikersnaam en wachtwoord op te geven om de registratie na de review compleet te maken. Het aanmaken van de link kan op het dashboard nadat je bent ingelogd. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 G - Klanttevredenheidsonderzoek
| Klanten die onlangs meetings hebben geboekt of aan een meeting hebben deelgenomen kunnen ook collectief worden verzocht om een review te schrijven. Een klanttevredenheidsonderzoek is hiervoor een geschikt middel.
We adviseren om in het klanttevredenheidsonderzoek te benadrukken dat je gebruik maakt van een onafhankelijk en transparant medium: MeetingReview. In tegenstelling tot klanttevredenheidsonderzoeken die vaak alleen voor intern gebruik zijn onderschrijft het schrijven van een review op MeetingReview je transparantie en onafhankelijkheid. Let op: bij het versturen van een klanttevredenheidsonderzoek zet je je e-mailadressen in de “bcc”. Je kan ook gebruik maken van een mailservice zoals Mailchimp. In beide situaties kunnen klanten elkaars e-mailadres niet inzien. Hieronder een voorbeeld met een willekeurige locatie: Onderwerp: Klanttevredenheidsonderzoek Aan: CC: Bcc: Beste relatie, Jaarlijks doen we onderzoek naar de Klanttevredenheid. Het afgelopen jaar heeft u bij ons een meeting geboekt of bijgewoond. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview. Bedankt voor uw medewerking! … Het woord MeetingReview kan worden voorzien van een hyperlink naar je pagina op MeetingReview.com. Het is ook mogelijk om gasten en klanten direct na iedere meeting te vragen over de klanttevredenheid zie onderstaand voorbeeld: Uw mening telt Wij werken continu aan het verbeteren van onze dienstverlening. Uw mening, suggesties en ervaringen helpen ons om u nog beter van dienst te zijn. Wij stellen het op prijs als u een aantal vragen wilt invullen. Het beantwoorden van de vragen duurt slechts enkele minuten. Klik hier om naar de vragenlijst te gaan. Wij danken u hartelijk voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, … Het woord hier kan worden voorzien van een hyperlink naar je pagina op MeetingReview.com. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 H - Telefoon
| Naast de e-mail wordt telefonisch veel informatie opgevraagd en/of reserveringen geplaatst.
Voor het beëindigen van het telefoongesprek kan worden gevraagd naar de ervaring van het gesprek. Bijvoorbeeld door onderstaande vraag te stellen:
“Mag ik u vragen hoe u onze dienstverlening tot nu toe heeft ervaren?” Als er waardevolle informatie wordt verstrekt door je klant is het goed om te vragen of ze dit kenbaar willen maken in een review zodat ook andere (toekomstige) klanten hierover kunnen lezen. In de VS zijn dit soort zaken al heel gewoon en je merkt in Nederland dat, door de komst van bijvoorbeeld professionele sociale netwerken als LinkedIn, er steeds meer aanbevelingen worden gedaan. Ook worden mensen persoonlijk onderschreven voor specifieke ervaringen en competenties. Heb je een klant aan de lijn die een bijeenkomst heeft geboekt of gewijzigd? Vraag direct om een review achter te laten over de boeking. Verwijs ze naar de site of stuur een mail met daarin de link. Bel tot slot ook klanten na of er nog vragen zijn naar aanleiding van de bevestiging en wijs nogmaals op het ontvangen van een review over het boekingsproces. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 J - Twitter
| Twitter is een massamedium geworden. Veelal wordt dit medium gebruikt om informatie over een bepaald onderwerp te zoeken. In de meeste gevallen wordt het onderwerp aangeduid met een hashtag en het onderwerp (bijvoorbeeld: #review). Je kan Twitter gebruiken om aandacht te vragen voor reviews over je meetinglocatie of dienst.
Dit kan bijvoorbeeld met de volgende tweet: Onlangs bij "naam van je locatie" een bijeenkomst gehad? Deel je ervaring en laat je #review achter op de onafhankelijke reviewsite MeetingReview.com Of gebruik het internetadres (URL) van je locatiepagina: Onlangs bij "naam van je locatie" een bijeenkomst gehad? Deel je ervaring en laat je #review achter op "URL locatiepagina" |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 K - Op je eigen website
| Ook via je eigen website kan je boekers en gasten attenderen op het schrijven van een review. MeetingReview heeft hiervoor widgets ontwikkeld Met widgets kan je de reviews die je op MeetingReview ontvangen hebt tonen op je eigen website. Ook kan je met een widget het schrijven van een review promoten. Het reviewformulier kan door de bezoeker van je website direct worden geopend. Om een MeetingReview-widget op je eigen site te zetten hoef je alleen maar een regel code aan de broncode van je site toe te voegen. Klik hier om naar de speciale widget pagina te gaan. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 L - Op MeetingReview
| MeetingReview biedt locaties en diensten de mogelijkheid om op geplaatste reviews te reageren. Na elke review ontvang je een e-mail met daarin een link naar de review. Uit onderzoek blijkt dat de waardering van een review stijgt wanneer een locatie of dienst online reageert. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve reviews. Een bedankje voor een positieve review is zo geplaatst: “Hartelijk dank voor je leuke review, meneer X of mevrouw Y. We hopen u graag nog eens te verwelkomen!”. Bij positieve reviews werkt het gebruik van een naam in de reactie versterkend. Het maakt je reactie persoonlijk. Een negatieve review krijgen is natuurlijk niet leuk. Adequaat reageren is het devies. Hoe? Les 1: raak niet in paniek. Doe onderzoek naar de klacht. Als de negatieve review terecht blijkt dien je eerlijk en oprecht te reageren. Probeer de dialoog aan te gaan met je klant maar doe dat bij voorkeur offline. Reageer bij een anonieme review bijvoorbeeld met: “Dank voor uw review. Wij vinden het vervelend dat u een negatieve ervaring bij onze locatie heeft gehad. Neemt u alstublieft contact met mij, de heer X of mevrouw Y, manager, op zodat we tot een oplossing kunnen komen en u in de toekomst beter van dienst kunnen zijn”. Een contactpersoon benoemen op managementniveau geeft aan hoe serieus je je de klant of gast neemt. Wanneer je de klant of gast kent neem je uiteraard direct contact op. Vergeet niet op de review te reageren met: “Beste meneer X of mevrouw Y, dank voor uw review. Wij nemen vandaag nog contact met u op om uw ervaring te bespreken”. Je kan later je reactie nog aanpassen. Ook kan de reviewer altijd zijn review wijzigen. Schroom niet om daarom te vragen als de lucht geklaard is. Een klacht moet je zien als een kans. Vind je de negatieve review niet terecht dan is voorzichtigheid geboden. Emotie is een slechte raadgever. Maak je reactie op een onterechte review nooit persoonlijk. Uiteraard kan je een reviewer vragen om een review te verwijderen, maar in de praktijk werkt dit niet of nauwelijks. Online discussie dient vermeden te worden. Je kan in je reactie jouw versie van de bijeenkomst vermelden, maar bied ook hier, bij voorkeur, de mogelijkheid om offline in contact te komen. Waarschijnlijk overtuig je de reviewer niet, maar aan de overige lezers van je review laat je zien dat je elke klacht serieus neemt en je eerlijk en oprecht opstelt. Hiervoor krijg je waardering en het versterkt tevens je positieve reviews die door anderen zijn gegeven. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 M - Op beeldschermen
| Beeldschermen die op je meetinglocatie worden gebruikt om informatie te verstrekken worden narrowcasting genoemd. Deze beeldschermen lenen zich, naast het presenteren van algemene informatie, goed voor acties. Om aandacht te vragen voor reviews kan je op het beeldscherm het logo tonen van MeetingReview.com met bijvoorbeeld de volgende tekst: Om onze dienstverlening voortdurend te verbeteren willen we u vragen om uw ervaring over onze meetinglocatie te delen. Omdat we transparant zijn naar onze gasten kan dat op de onafhankelijke website MeetingReview.com. Bedankt voor uw medewerking! |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 N - Olery Feedback
| Gasten die via één van de in huis geplaatste iPads, de App of een aftersalesenquête via Olery Feedback een beoordeling schrijven over hun meetingervaring, zijn ook zichtbaar op MeetingReview.
Het is immers niet wenselijk om een gast te vragen twee keer een beoordeling te schrijven over dezelfde bijeenkomst. De integratie met Olery Feedback bracht de oplossing. Olery is het bedrijf dat voor hotels beoordelingen verzamelt en analyseert van bijvoorbeeld TripAdvisor.com, HolidayCheck en Zoover en vele anderen. Gasten die een survey starten over hun meeting krijgen de vraag of de beoordeling ook op MeetingReview gepubliceerd mag worden. Als er geen toestemming wordt gegeven blijven de antwoorden alleen intern beschikbaar. Als er wel toestemming wordt gegeven worden de antwoorden op de vragen ook doorgegeven aan MeetingReview. Na ontvangst wordt door MeetingReview de beoordeling gescreend. Indien deze overeenstemt met de gebruiksvoorwaarden dan wordt deze gepubliceerd. Meer weten over Olery Feedback? Neem dan contact met ons op. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
1 O - HAPPY terminal
|
Als uitbreiding op de quick reviews heeft MeetingReview een speciale functie ontwikkeld die je heel makkelijk op je locatie kan inzetten. Middels het drukken op 1 van de 3 afbeeldingen in de HAPPY terminal geef je als gast direct een beoordeling. De quick reviewscores die achter deze afbeeldingen zitten zijn: Normaal (score 8), Zeer (score 9) en Super (score 10).
Nadat de afbeelding is aangeraakt wordt de reviewer bedankt voor de beoordeling waarna de volgende reviewer een beoordeling kan geven. We hebben 3 manieren waarop je de HAPPY terminal kan gebruiken:
|
|
HAPPY terminal (staand)
Deze staande versie is bijvoorbeeld ideaal om te gebruiken op je telefoon. HAPPY terminal url: https://meetingreview.com/happy-terminal/[LOCATIE ID]. Vervang [LOCATIE ID] door je MeetingReview locatie id. 
|
|
HAPPY terminal (liggend)
Deze liggende versie is bijvoorbeeld ideaal om te gebruiken op je tablet. HAPPY terminal url: https://meetingreview.com/happy-terminal-small/[LOCATIE ID]. Vervang [LOCATIE ID] door je MeetingReview locatie id. 
|
|
HAPPY terminal API
Wil je zelf een eigen HAPPY terminal ontwerpen? Dat kan ook! Gebruik hiervoor onze API. Ook is het mogelijk om de HAPPY terminal zelf te implementeren op je website en door middel van de API de scores door te geven voor verwerking. De api dient op onderstaande manier aangesproken te worden, met een score van 1 t/m 10 Method: POST Url: https://meetingreview.com/api/quick_review/[LOCATION ID] Payload: data : {score : score} Response: JSON {success : true|false} |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
2 A - Hoe maak ik een internetadres (URL) link?
| Hoe krijg ik zo’n werkbare koppeling (hyperlink) in een mailbericht zoals in dit voorbeeld: “Klik hier om naar de website te gaan” Selecteer met de muis het woord waarop de link moet worden geplaatst. In het voorbeeld is dat het woord “hier”. Nadat het hele woord is geselecteerd klik je in de menubalk op “Koppeling”. |
|
| In het venster dat nu verschijnt voer je onder bij “adres” de volledige URL in van de website waar de link naar moet verwijzen. Klik daarna op OK en de link is toegevoegd. Onder de tekst met de link staat nu een streep en de kleur is blauw geworden. |
|
Wil je de URL van je locatiepagina als koppeling (hyperlink) gebruiken? Open dan een nieuw tabblad in je browser. Ga naar je locatiepagina op MeetingReview.com. De URL verschijnt nu en deze kan je selecteren met je muisknop. Vervolgens kan je bovenstaande procedure gebruiken. Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
2 B - Wat is het internetadres (URL) van mijn locatie- of dienstenpagina op MeetingReview?
| De link van je locatiepagina vind je door je locatie aan te klikken in de zoekresultaten of rechtstreeks naar je locatiepagina te gaan via de suggesties. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
2 C - Wat is het internetadres (URL) voor reviews over mijn locatie- of dienst op MeetingReview?
| Gebruik de genereer link mogelijkheid op het dashboard nadat je bent ingelogd om de juiste URL met extra informatie te ontvangen. De “deeplink” maakt het mogelijk dat gasten en klanten direct een een review kunnen plaatsen. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |
2 D - Hoe bestel ik visitekaartjes?
| Om je te helpen met het verkrijgen van reviews heeft MeetingReview de volgende visitekaartjes ontwikkeld:
Voorkant: |
| Achterkant: |
| Na een volledige registratie van je locatieprofiel inclusief minimaal vier afbeeldingen en de locatiespecificaties worden gratis 50 visitekaartjes naar je opgestuurd.
Door een e-mail te sturen naar support@meetingreview.com met als onderwerp “Visitekaartjes” sturen we je per keer 50 extra visitekaartjes toe. |
| Reacties graag verzenden naar support@meetingreview.com. |