MeetingReview toolkit
Over

MeetingReview Toolkit

MeetingReview heeft een toolkit ontwikkeld om je te helpen reviews van je gasten te verzamelen. Met de voorgestelde methoden (zoals e-mail en telefoon) kun je rekenen op waardevolle feedback. De toolkit bestaat uit 2 onderdelen: Deel 1 geeft praktische tips over hoe en waar je om reviews kunt vragen. Deel 2 is een handige handleiding voor het technisch implementeren van de extra tools. Eigen tips? Laat het ons weten via: support@meetingreview.com

Hoe en waar vraag je om reviews?

Uit onderzoek blijkt: persoonlijk om een review vragen werkt het beste
Met name wanneer je deelnemers nog tijdens de bijeenkomst om feedback vraagt. Je ontvangt maar liefst 10x meer reviews van aanwezige deelnemers vergeleken met deelnemers die beloven dit later te doen.

Zo pak je het aan: Zorg voor directe review-mogelijkheden.
Houd een tablet of computer gereed (deelnemers kunnen uiteraard ook hun eigen apparaat gebruiken)
Perfecte momenten: bij ontvangst, tijdens pauzes, lunch of bij het afscheid

Gebruik dit effectieve verzoek:
"Wij werken continu aan verbetering en waarderen uw feedback enorm! Deel uw ervaring op het onafhankelijke platform MeetingReview.com. Transparantie naar onze gasten staat bij ons voorop - alvast bedankt!"

Strategische follow-up. Bij twijfelende deelnemers: bied een MeetingReview-visitekaartje aan met het verzoek om later te reviewen

Ruil kaartjes: Vraag om hun contactgegevens en bel enthousiaste deelnemers binnen een week als de review ontbreekt.

Benut telefoonmomenten slim. Bel organisatoren direct na hun boeking voor een snelle evaluatie van het boekingsproces

Zijn ze aanwezig? Vraag dan later ook om beoordeling van locatie, zaal en catering - een vriendelijke herinnering per telefoon mag altijd

Waarom dit werkt:
Directe vragen maken gebruik van de verse indruk
Persoonlijke benadering voelt urgent en betrouwbaar
Follow-ups zorgen dat goede voornemens ook echt gebeuren

Kleine moeite, groot effect!
Omdat je graag wil weten hoe je bezoekers de zaal met bijbehorende faciliteiten hebben ervaren is het aandacht vragen voor een review in de zaal een hele goede methode.

Dit kan natuurlijk op verschillende manieren. Denk aan kaartjes op tafel, een visitekaartje in de map van iedere deelnemer, een poster aan de muur en gebruik een QR-code. Omdat de zaal een onderdeel is van je uitstraling adviseren wij je om hiervoor eigen materiaal te ontwikkelen en te gebruiken.

Denk daarbij ook aan een slimme manier van vragen:
"Ben je ook super tevreden? Scan dan de QR-code en schrijf een review!"
Naast de zaal is een koffiecorner, buiten de zaal, een ontmoetingsplaats voor de deelnemers. Als er een geschikte muur aanwezig is of voldoende ruimte op het dressoir dan kan door middel van een poster of tafelstandaard via onze HAPPY terminal aandacht worden gevraagd voor het plaatsen van een review.

Ook op de lunchtafel kan een kaart worden geplaatst met het verzoek om reviews te plaatsen voor je locatie of dienst. Vaak zijn deelnemers aan een meeting op een vaste plaats in het restaurant ingedeeld zodat gericht om reviews kan worden gevraagd. Eten & drinken is een van de aspecten waarop beoordeeld kan worden en de kwaliteit maar ook de verspilling is steeds belangrijker geworden.
MeetingReview heeft een speciaal en eenvoudig middel ontwikkeld te gebruiken door de partners: de HAPPY terminal. Middels het drukken op 1 van de 3 afbeeldingen in de HAPPY terminal geef je als gast direct een beoordeling. De quick reviewscores die achter deze afbeeldingen zitten zijn:

Normaal (score 8)
Zeer (score 9)
Super (score 10)

Nadat de afbeelding is aangeraakt wordt de reviewer bedankt voor de beoordeling waarna de volgende reviewer een beoordeling kan geven. Het gewicht van deze review is 10% en de tijdsfactor is van toepassing.
Naast e-mail worden telefoongesprekken vaak gebruikt voor informatievragen of reserveringen. Voor je ophangt, kun je naar de ervaring van de klant vragen. Bijvoorbeeld:

"Mag ik vragen hoe u onze service tot nu toe heeft ervaren?"

Als de klant waardevolle feedback geeft, vraag dan beleefd of hij/zij dit wil delen in een online review, zodat andere (potentiële) klanten er ook van kunnen profiteren.

Beste voorbeelden uit de praktijk

Voor organisatoren:
Mensen hebben vaak weinig tijd om reviews te schrijven. Maak het makkelijk: Vul tijdens het after-sales gesprek samen het online reviewformulier in. Na overeenstemming over score en tekst hoeft alleen nog maar de review bevestigd te worden via de link in de e-mail.

Voor boekers:
Als een klant een evenement heeft geboekt of gewijzigd vraag dan direct om een review over het boekingsproces. Verwijs ze naar je website of stuur een follow-up e-mail met de reviewlink.
E-mail is een zeer krachtig communicatiemiddel. Veel reserveringen en bevestigingen gaan per email.

In een e-mail kan je direct een link meesturen. Voor het ontvangen van reviews kan je altijd de eigen URL (=internetadres) van je locatiepagina op MeetingReview.com in de link gebruiken. Je klanten en gasten hoeven niet te zoeken en kunnen direct een review schrijven. In het voorbeeld hieronder wat opties.

Hoe zet je e-mail in voor het ontvangen van reviews?

Bij de bevestiging van een reservering: Stuur bij de bevestiging van een meeting direct een verzoek aan je klanten mee om het boekingsproces te reviewen.

Voorbeeld 1: Bevestigingsmail

Beste …,
Bedankt voor de reservering! Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over het boekingsproces te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview.
Bedankt voor uw medewerking!

Vraag vaste klanten actief om een review te schrijven over de ervaring met je meetinglocatie (ook je klanten van vorig jaar of eerder). Zowel boekers (zie voorbeeld 2) als deelnemers (zie voorbeeld 3) van de afgelopen vier jaar tellen mee voor je reviewscore.

Voorbeeld 2: E-mail aan een boeker

Beste …,
Dit jaar heeft u bij ons een meeting geboekt. Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over het boekingsproces te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview.
Bedankt voor uw medewerking!

Voorbeeld 3: E-mail aan een deelnemer

Beste …,
Dit jaar heeft u bij ons aan een meeting deelgenomen. Omdat we onze dienstverlening voortdurend willen verbeteren wil ik u vragen om uw ervaring over de bijeenkomst te delen. We zijn transparant naar onze gasten dus het kan op de volgende onafhankelijke website: MeetingReview.
Bedankt voor uw medewerking!

Hoe je de eigen URL van je locatiepagina in een e-mail plaatst lees je in "Extra support" van deze toolkit.

Extra ondersteuning

Methode 1: Handmatige link in tekst

Kopieer de URL - Selecteer het volledige webadres (bijvoorbeeld https://www.voorbeeld.nl).
Plak het direct - De meeste platforms (e-mail, documenten, sociale media) zetten dit automatisch om in een klikbare link.

Methode 2: Hyperlink-tekst (HTML of teksteditors)

Markeer de tekst die je als link wilt instellen (bijv. "Bezoek onze website").
Klik op het link-icoon (🔗) in editors zoals Word, Google Docs of websitebouwers.
Plak de URL en bevestig
Je kunt de link naar je locatie- of dienstenpagina vinden door:
- Je locatie te selecteren in de zoekresultaten van MeetingReview

Je unieke URL verschijnt in de adresbalk van je browser zodra je de pagina bekijkt.
Wil je zelf een eigen HAPPY terminal ontwerpen? Dat kan ook! Gebruik hiervoor onze API.

Ook is het mogelijk om de HAPPY terminal zelf te implementeren op je website en door middel van de API de scores door te geven voor verwerking. De api dient op onderstaande manier aangesproken te worden, met een score van 1 t/m 10:

Method: POST Url: https://meetingreview.com/endpoints/happy_terminal/terminal.vm?location={id} Payload: data : {score : score} Response: JSON {success : true|false}

Faseringsplan (3 stappen)

FASE 1: Maak een aantrekkelijk profiel
Onze hersenen worden geprikkeld door mooie beelden. Upload hoogwaardige foto's naar je profiel en voeg, indien beschikbaar, een YouTube-video en een panorama-tour toe.

Een aantrekkelijk en compleet profiel helpt je om meer aanklikbaar te worden op MeetingReview. Zorg ervoor dat alle criteria zijn ingevuld, zodat bezoekers je sneller kunnen bereiken. Verwijs je bezoekers ook door naar je actieve sociale media-kanalen, zoals Facebook, Instagram en LinkedIn (beschikbaar voor partners).

Fase 1 voltooid? MeetingReview stuurt je promotiekaarten toe om een goede start te maken met Fase 2.

Tip: Controleer je profiel regelmatig. Is alles zoals je foto's up-to-date?

FASE 2: Reviews verzamelen
Gefeliciteerd! Je hebt Fase 1 voltooid. Nu is het tijd om je klanten en gasten hun ervaringen over je locatie of dienst te laten delen!
Dit gebeurt niet automatisch, dus je moet het reviewers gemakkelijk maken.

3 Belangrijke Momenten om Reviews te Vragen:

  • Bij boekingsbevestiging (feedback over het boekingsproces)
    Doelgroep: Managementassistenten & organisatoren
  • Op de dag van de vergadering/het evenement
    Doelgroep: Organisatoren & deelnemers
  • Na de vergadering/het evenement (naverkoop follow-up)
    Doelgroep: Managementassistenten, organisatoren & deelnemers

Gebruik MeetingReview's Tools om Reviews te Verzamelen:

  • E-mail met een link naar MeetingReview
  • HAPPY terminal: Alleen snelle positieve reviews (Partnerpakket)
  • QR-code naar je reviewpagina

Maak het verzamelen van reviews onderdeel van je workflow
MeetingReview houdt rekening met de datum waarop een review is geschreven. Oudere reviews tellen minder zwaar mee in je gemiddelde beoordeling. Daarom moet het vragen om feedback een continu proces zijn.

FASE 3: Communiceren over ontvangen reviews
Google beschouwt bedrijven met minimaal 7 reviews als betrouwbaar. MeetingReview hanteert een minimum van 10 reviews. Zodra je het verzamelen van reviews systematisch hebt geïmplementeerd, kun je beginnen met je communicatiestrategie. MeetingReview deelt automatisch je reviewscores en aantal reviews met Google en andere zoekmachines.

Naast het tonen van je score op MeetingReview, verschijnt je beoordeling of vermelding ook direct op de websites van onze partners (mits je bedrijf daar vermeld staat).

Gebruik de widgets van MeetingReview om je reviewscores te tonen:

  • Op je eigen website
  • In je nieuwsbrief
  • Als onderdeel van je e-mailhandtekening
  • Op websites waar je een vermelding hebt (betaald of onbetaald)

Benut sociale media om de ontvangen reviews onder de aandacht te brengen.

Profiteren van een onafhankelijke reviewscores van MeetingReview is een cruciaal onderdeel van je communicatiestrategie. Je kunt nu verwijzen naar klantbeoordelingen van een onafhankelijk platform waar alle andere locaties in Nederland vermeld staan.